Případové studie
SÍŤ PRODEJEN ODĚVŮ
Výchozí stav:
Společnost klienta obchoduje s oděvy. Zboží je dováženo z Evropy a Asie a je prodáváno konečnému spotřebiteli prostřednictvím sítě maloobchodních prodejen po celé České republice. Vzhledem ke stále se zvyšujícímu obratu, vytíženosti administrativní pracovnice firmy a především značné složitosti daňové problematiky se společnost rozhodla tento stav řešit prostřednictvím outsourcingu.
Požadavky klienta:
- účetnictví vedené v sídle společnosti z důvodu potřeby neustále aktuálních přehledů pohledávek a závazků
- fyzická přítomnost daňových dokladů v sídle společnosti
- kvalitně zpracované účetnictví dle platné legislativ
Řešení:
Pracovnice společnosti klienta ukládá daňové doklady do účetního softwaru Altus Vario. Jednou měsíčně zaměstnanec účetní firmy EUROHELP exportuje zpracovaná data do účetního systému. Na základě fyzických daňových dokladů je v sídle účetní společnosti překontrolována správnost zaúčtování jednotlivých dokladů. Po této kontrole zaměstnanec účetní firmy EUROHELP zpracuje Přiznání k DPH a další potřebná hlášení pro Finanční úřad dle platných zákonů. Příprava těchto podání je prováděno v softwaru Tax Edit, jenž slouží výhradně pro zpracování daňových přiznání a jiná hlášení pro státní správu. Přiznání a další podání pro Finanční úřad jsou odeslána elektronicky pracovnici společnosti Klienta, která zajistí odeslání zpracovaných údajů prostřednictvím datové schránky. Výhodou tohoto řešení je neustálá aktuálnost pohledávek a závazků společnosti a fyzická přítomnost daňových dokladů v sídle firmy. Nejvýznamnější výhodou je však záruka kvalitně zpracovaného účetnictví a podání pro Finanční úřad. Zaměstnanci účetní firmy EUROHELP jsou stále proškolováni a za správnost zpracování účetnictví ručí. Samozřejmostí je pojištění pro případ způsobených škod v rámci vykonávaných činností. Součástí vedení účetnictví je poradenství v daňové, účetní a personální oblasti, což je další nespornou výhodou tohoto řešení.
DOPRAVNÍ FIRMA
Výchozí stav:
Společnost klienta se zabývá nákladní motorovou dopravou. Společnost vlastní několik nákladních automobilů nad 3,5 tuny a má v současné době 12 zaměstnanců. Přepravní služby jsou prováděny po celé Evropě.
Požadavky klienta:
Hlavním požadavkem zákazníka bylo zpracování faktur na základě objednávek a přepravních dokumentů a odeslání těchto faktur s nezbytnými přílohami zákazníkům. Dalším požadavkem byla evidence nákladů a příjmů v rozdělení na jednotlivé automobily a návěsy. Účelem tohoto požadavku je možnost vyhodnocení ziskovosti jednotlivých jízdních souprav. Vlastník firmy si přeje také přístup k účetním záznamům tak, aby měl stále aktuální přehled pohledávek a závazků a přístup k fakturám vystavovaným účetní firmou. Samozřejmý je požadavek na kvalitně zpracované účetnictví dle platné legislativy a minimální komunikaci s úřady z jeho strany.
Řešení:
Na základě uvedených požadavků jsou faktury vystavovány vymezenou pracovnicí účetní firmy EUROHELP dle dodaných objednávek a přepravních dokladů. Tyto faktury jsou po vystavení odeslány v pdf formátu prostřednictvím e-mailu jednateli společnosti Klienta a fyzicky spolu s přepravními dokumenty odeslány konečnému příjemci přepravních služeb. Na základě dalšího požadavku jsou náklady a příjmy rozlišeny v účetnictví prostřednictvím analytických účtů na jednotlivé jízdní soupravy. Součástí měsíční účetní závěrky je excelovská tabulka do níž jsou doplněny údaje z účetnictví. Jednotlivé náklady a výnosy jsou zde přiřazeny ke konkrétním jízdním soupravám, výstupem je přehled měsíčních celkových nákladů a výnosů na každé vozidlo. Přístup k účetním záznamům byl vyřešen prostřednictvím připojení ke vzdálené ploše. Tento přístup umožní majiteli firmy mít stále aktuální přehled pohledávek a závazků a přístup k vydaným fakturám jeho společnosti. Mimo tyto specifické požadavky jsou pro společnost prováděny standardní účetní operace a mzdy dle platné legislativy. Výhodou tohoto řešení je kvalitně vedené účetnictví a personální a mzdová agenda dle zákonů České republiky. Specifickým přínosem pro tohoto zákazníka je možnost přístupu do účetního systému a z toho plynoucí stále aktuální přehled pohledávek a závazků společnosti. Také zpracovávaný měsíční přehled výnosů a nákladů v rozdělení na automobily majiteli usnadní vyhodnocování ziskovosti zakázek. Zaměstnanci účetní firmy EUROHELP absolvují několikrát ročně školení. Účetní firma za správnost zpracování účetnictví poskytuje záruku (na rozdíl od situace kdy má společnost účetního jako zaměstnance) a je pro případ způsobených škod v rámci vykonávaných činností pojištěna u pojišťovny Kooperativa do výše 10 000 000,- Kč. Součástí vedení účetnictví je poradenství v daňové, účetní a personální oblasti.
