Case Study (Analiza przypadku)

Sieć punktów przedaży odzieży

Stan wyjściowy:

Spółka klienta handluje z odzieżą. Towar jest importowany z krajów Europy i Azji a następnie sprzedawany konsumentowi za pośrednictwem sieci sklepów detalicznych w Republice Czeskiej. Ze względu na ciągły wzrost obrotów, konieczność zwiększenia liczby etatów na staniowisku asystenta administracyjnego oraz przede wszystkim na coraz bardziej złożoną problematykę podatkową, spółka zdecydowała się rozwiązać ten problem za pomocą outsourcingu.

Wymagania klienta:

-księgowość prowadzona w siedzibie spółki, by istniał stały dostęp do dokumentacji księgowej
- fizyczna obecność dokumentów księgowych w siedzibie.
- starannie zrobiona księgowość zgodnie z obowiązującymi ustawami

Rozwiązanie:

Pracownicy spółki klienta zapisują dokumenty podatkowe do programu księgowego Altus Vario. Raz w miesiącu pracownik biura księgowości EUROHELP wyśle przetworzone i przygotowane już dane do systemu księgowego. Na podstawie dokumentów podatkowych w formie papierowej jest w siedzibie biura księgowości przeprowadzana kontrola poprawnego zaksięgowania poszczególnych dokumentów księgowych. Po przeprowadzeniu kontroli pracownik biura księgowości EUROHELP składa deklaracje VAT oraz inne wymagane dokumenty czy wnioski i załączniki do urzędu skarbowego wegług obowiązujących przepisów. Przygotowanie tych deklaracji jest przeprowadzane w programe Tax Edit, który służy wyłącznie do przygotowania deklaracji podatkowych lub innych niezbędnych dokumentów wymaganych przez instytucje państwowe. Deklaracja i inne podania dla urzędu skarbowego są wysyłane drogą elektroniczną przez pracownika spółki klienta, którego zadaniem jest przekazywanie odpowiednich danych za pośrednictwem e-skrzynki (dzięki niej jest możliwy elektroniczny kontakt z czeskimi urzędami). Zaletą takiego rozwiązania jest możliwość stałej kontroli nad należnościami i zobowiązaniami, które są na biężaco aktualizowane przy stałym dostępie dokumentacji w formie papierowej w siedzibie. Najwiekszą zaletą jest jednak gwarancja wysokiej jakości oferowanych przez nas usług . Pracownicy biura księgowości EUROHELP są na bieżąco szkoleni co jest gwarancją dobrze poprowadzonej księgowości. Oczywistością jest posiadanie przez naszą spółkę ubezpieczenia od zawodowej odpowiedzialności cywilnej. Elementem prowadzenia przez nas księgowości jest również doradztwo w sferze podatkowej, księgowej oraz kadrowej, co jest kolejnym dużym udogodnieniem dla naszych klientów.

Firma transportowa

Stan wyjściowy:

Spółka klienta zajmuje się transportem drogowym. W posiadaniu spółki jest kilka ciężarówek z wagą powyżej 3,5 tony i chwili obecnej zatrudnia 12 pracowników. Usługi transportowe są prowadzone na terenie całej Europy.

Wymagania klienta:

Klient wymaga przede wszystkim obsługi faktur na podstawie zamówień i dokumentów przewozowych oraz ich odesłanie z niezbędnymi załącznikami swoim klientom. Następną rzeczą, której wymagał, była ewidencja wydatków oraz przychodów z podziałem na poszczególne pojazdy ciężarowe i naczepy. Celem jest możliwość łatwiejszej oceny rentowności poszczególnych pojazdów. Właściciel firmy życzy sobie również posiadanie dostępu do zapisów księgowych, by w każdej chwili mieć dostęp do wykazu należności oraz zobowiązań, jak i również dostęp do faktur wystawianych przez biuro księgowości. Oczywistością dla nas jest wymaganie przez klienta wysokiej jakości wykonywanych przez nas usług zgodnie z obowiązujacymi przepisami oraz jak najmniejszą niezbędną komunikacją z urzędami z jego strony.

Rozwiązanie:

Na podstawie przedstawionych powyżej wymagań stawianych nam przez klienta, faktury są wystawiane przez konkretnego pracownika biura księgowości EUROHELP według dostarczonych zamówień oraz dokumentów przewozowych. Te faktury są następnie wysłane v formacie pdf emailem pełnomocnikowi spółki klienta a faktury w formie papierowej wraz z dokumentami przewozowymi są wysłane końcowemu odbiorcy. Na podstawie prośby klienta wydatki jak i przychody rozdzielono w zapisach księgowych na poszczególne pojazdy. Częścią sprawozdania miesięcznego jest tabela w arkuszu kalkulacyjnym Excel, w której są uzupełnione dane z księgowości. Poszczególne wydatki i przychody są w tym wypadku przyporządkowane do konkretnych pojazdów, dzięki czemu łatwo sprawdzić ich poszczególną zyskowość. Za pomocą zdalnego pulpitu klient posiada stały dostęp do aktualnych zobowiązań i należności jak i dostęp do wystawionych faktur jego spółki. Oprócz tych specyficznych wymagań są dla spółek oferowane standardowe usługi księgowe oraz kadrowe według obowiazujących przepisów. Zaletą wspomnianego rozwiązania jest dobrze prowadzona księgowość oraz usługi kadrowo-płacowe prowadzone według przepisów prawnych Republiki Czeskiej. Płynąca korzyść dla klienta to bezpośredni stały dostęp do aktualnych danych systemu księgowośi, tj. należności i zobowiązań spółki. Również opracowywany przez nas raport miesięczny dotyczący przychodów jak i wydatków poszczególnych pojazdów umożliwi właścicielowi ocenę rentowności umów. Pracownicy biura księgowości EUROHELP kilkakrotnie w ciągu roku uczestniczą w szkoleniach. Biuro księgowości w ramach wykonywania oferowanych przez siebie usług posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (w odróżnieniu od sytuacji, kiedy to spółka zatrudnia własnego księgowego) do wysokości 10 000 000 kc ( około 1 643 000 zł - stan na 27.09.2013) u ubezpieczyciela Kooperativa. Elementem prowadzenia księgowości jest doradztwo w sferze podatkowej, księgowej oraz kadrowej.